Knowledge Management e tecnologia

(di Alessandro Rugolo)
21/12/22

Come sempre accade, arriva un momento in cui occorre cambiare qualcosa, nella vita come nel lavoro o nella società. Moltissime trasformazioni sono dovute, guidate o semplicemente provocate da un cambiamento nella conoscenza del singolo o, più verosimilmente, del gruppo sociale cui appartiene e alle modalità in cui questa conoscenza viene creata, gestita, valorizzata e trasmessa. La disciplina che va sotto il nome di knowledge management si occupa precisamente di questo: gestione della conoscenza.

Prima di andare avanti però credo sia utile richiamare alla mente la definizione di conoscenza. Utilizzo in proposito il vocabolario Treccani e, estraendo la parte di mio interesse, posso dire che per conoscenza si intende:
- l’atto del conoscere una persona, dell’apprendere una cosa
- il conoscere, come presenza nell’intelletto di una nozione, come sapere già acquisito. In particolare, teoria della conoscenza, detta anche gnoseologia, ramo della filosofia che indaga sui valori e i limiti della facoltà di conoscere.

Chiarito il significato di conoscenza, proviamo a fare un passo avanti verso una disciplina molto importante ma non molto conosciuta, il "knowledge management" o, in italiano, la gestione o governo della conoscenza. 

Come è facile intuire non intendo parlare della conoscenza nella sua generalità né dell'apprendimento del singolo individuo ma di come la conoscenza influisca su un'organizzazione e su come un'organizzazione possa impiegarla al meglio.

Per farmi aiutare in questo percorso di conoscenza... della conoscenza, utilizzerò e farò riferimento di tanto in tanto ad uno studio interessante: "Knowledge Management: teoria e prassi a confronto", di M. Bonifacio, P. Bouquet e P.F. Camussone, studio che potete scaricare da internet seguendo il link a fine articolo.

La conoscenza è sempre stata importante, soprattutto come mezzo per raggiungere i propri scopi, spesso e volentieri per aiutare nel prendere delle decisioni. Ecco perché in antichità sono nate le prime biblioteche, come luoghi in cui era racchiuso il sapere, la conoscenza di secoli o millenni di esperienze umane. Il bibliotecario era colui che aiutava a "navigare" questa conoscenza, in quanto era in grado di rintracciare velocemente ciò che occorreva. 

La crescita in complessità della società umana fa sì che vi sia sempre più la necessità di gestire la conoscenza che viene creata. Col passare del tempo si è cominciato ad usare la tecnologia per potenziare ed estendere le capacità cognitive umane e gestire la conoscenza.

L'Information Technology, in particolare, fornisce da decenni alcuni strumenti che possono aumentare le capacità di creare, mappare, codificare e trasferire conoscenza. 

Proviamo a capire come

Il primo passo consiste nel creare conoscenza e con ciò intendo conoscenza utile agli altri, magari a coloro che lavorano nella stessa organizzazione o società. La conoscenza presente nei libri di una biblioteca non serve a niente se nessuno è in grado di leggerne i contenuti o se la biblioteca è chiusa al pubblico. 

Per massimizzare la creazione di conoscenza si possono utilizzare "strumenti collaborativi". Tra gli strumenti collaborativi è il caso di citarne alcuni perché più conosciuti, come per esempio forum, blog, social network, shared work space e così via. La funzione principale di questo genere di strumenti è di ospitare dei contenuti (testi, documenti, foto, schede, video...) e facilitare le interazioni tra i partecipanti allo stesso gruppo consentendo loro di fornire pareri, valutazioni, inserire annotazioni, per accrescere la conoscenza su un determinato argomento.

Come potete immaginare, la conoscenza da sola non serve a niente se non è possibile reperirla velocemente o ritrovarla quando serve. Ecco che a tal fine sono stati creati in passato gli schedari e i metodi di classificazione, necessari anche al giorno d'oggi, nonostante l'aiuto della tecnologia. L'IT infatti fornisce sistemi di information retrieval e di text mining

Con information retrieval si intende l'attività che consente di ritrovare informazioni registrate o immagazzinate su dispositivi informatici come data base documentali. Per essere chiari, quando si interroga un database attraverso una query si svolge attività di information retrieval.

Il compito principale di un sistema di text mining o di data mining è invece quello di identificare significati nascosti all'interno di dati apparentemente non collegati tra loro. Per fare ciò si utilizzano sistemi di intelligenza artificiale più o meno specializzati.

Se si appartiene ad una stessa organizzazione è necessario che la conoscenza prodotta, per esempio i report relativi alla partecipazione ad un gruppo di lavoro o un paper di ricerca, sia diffusa o resa disponibile almeno all'interno del gruppo di appartenenza. Per la diffusione della conoscenza si possono utilizzare sistemi di document management e di publishing. I primi consentono di organizzare documenti digitali in archivi, consentendone la diffusione, i secondi invece sono sistemi che servono per pubblicare informazioni o articoli su portali o siti web.

Per organizzare la conoscenza è necessario codificarla e per far ciò si utilizzano le ontologie e i linguaggi di rappresentazione. Una ontologia descrive il modo in cui schemi differenti sono combinati tra loro per creare una struttura dati che contiene tutte le entità importanti in un determinato dominio. I linguaggi di rappresentazione si utilizzano per rappresentare in modo organizzato grandi quantità di dati.

L'IT fornisce anche altri supporti, per esempio quello di espandere la capacità di memoria, attraverso repository e sistemi knowledge base

Ogni organizzazione è differente, come le persone, e probabilmente ha scopi differenti e modalità di lavoro calibrate allo scopo da raggiungere e al proprio personale, per questo motivo non è possibile dire a priori cosa occorre per migliorare la conoscenza di una organizzazione. 

Solo la conoscenza profonda dell'organizzazione stessa e dei suoi processi interni, degli obiettivi, del personale a tutti i livelli, può permettere di capire quali sono le modalità e gli strumenti utili ad accrescere la conoscenza o un aspetto di essa

In definitiva, nonostante gli sviluppi tecnologici, lo strumento più importante di una organizzazione è sempre e comunque l'uomo. Ecco perché è necessario far sì che il personale si senta sempre coinvolto nei processi relativi alla conoscenza dell'organizzazione e ne sia partecipe.

Per approfondire: 

conoscènza in Vocabolario - Treccani

camussone (assioa.it)

Collaborazione e conoscenza: obiettivi sfidanti per le direzioni Hr - Risorse Umane e non Umane (runu.it)

What is Text Mining? | IBM

What is Information Retrieval? - GeeksforGeeks

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